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Cómo reducir los costes de embalaje sin comprometer la protección
Reducir los costes de embalaje no significa necesariamente utilizar menos material ni comprar la opción más barata.
Una caja demasiado grande, un exceso de film estirable, varias vueltas innecesarias de cinta o un material de protección mal elegido pueden incrementar el coste de cada envío. Pero reducir demasiado el embalaje también puede salir caro si aumenta el número de productos dañados durante el transporte.
La clave está en encontrar un equilibrio entre coste, protección y eficiencia.
En este artículo analizamos cómo reducir los costes de embalaje de una empresa sin comprometer la protección de la mercancía, detectando algunos de los puntos en los que almacenes, industrias y empresas de distribución pueden optimizar sus procesos.
El coste del embalaje es mucho más que el precio de una caja
Cuando una empresa calcula cuánto le cuesta embalar un producto, es habitual fijarse principalmente en el precio de los materiales.
Pero el coste real puede incluir muchos más elementos:
- cajas;
- film estirable;
- cinta adhesiva;
- flejes;
- cantoneras;
- materiales de relleno y protección;
- tiempo empleado por los operarios;
- espacio de almacenamiento;
- transporte;
- productos dañados;
- devoluciones y reposiciones.
Por eso, utilizar el material más económico no garantiza necesariamente que estemos consiguiendo el embalaje más rentable.
La pregunta debería ser:
¿Cuánto nos cuesta realmente entregar cada pedido?
A partir de ahí podemos empezar a optimizar.
1. Utiliza cajas adaptadas al tamaño del producto
Uno de los primeros aspectos que conviene revisar es el tamaño de las cajas.
Utilizar una caja considerablemente mayor que el producto puede provocar varios costes adicionales.
Necesitaremos más material de relleno para inmovilizar la mercancía, utilizaremos más cartón del necesario y ocuparemos mayor volumen durante el almacenamiento y transporte.
En cambio, una caja excesivamente ajustada puede no dejar espacio suficiente para incorporar la protección necesaria.
Por eso es recomendable disponer de formatos de cajas adaptados a los productos que se envían habitualmente.
Una buena selección de tamaños permite reducir espacios vacíos sin comprometer la protección.
2. Evita utilizar demasiado material de relleno
El material de relleno cumple una función importante: limitar los movimientos y ayudar a proteger el producto.
El problema aparece cuando utilizamos sistemáticamente mucho más del necesario.
Si esto ocurre cientos o miles de veces al año, una pequeña cantidad adicional por caja puede convertirse en un coste considerable.
La solución no consiste simplemente en eliminar el relleno.
Hay que estudiar:
- fragilidad del producto;
- espacio libre dentro de la caja;
- peso;
- tipo de transporte;
- protección que necesita realmente.
En algunos casos, el problema no está en el material de relleno, sino en estar utilizando una caja demasiado grande.
Reducir el espacio vacío puede permitir disminuir también la cantidad de protección necesaria.
3. Optimiza el consumo de film estirable
El film estirable es otro punto donde pequeñas optimizaciones pueden generar diferencias importantes cuando una empresa prepara muchos palets.
Más film no significa necesariamente mayor seguridad.
Lo importante es conseguir la estabilidad requerida utilizando correctamente el material.
El consumo dependerá de factores como:
- dimensiones del palet;
- peso de la carga;
- geometría;
- estabilidad;
- características del film;
- tensión aplicada;
- sistema de envoltura.
Si cada operario utiliza una cantidad diferente de film para preparar una carga similar, probablemente exista margen para estandarizar el proceso.
¿Cómo saber si estamos utilizando demasiado film?
Una buena forma de empezar es medir.
Podemos comparar cargas similares y analizar cuánto film se consume para conseguir el mismo nivel de estabilidad.
Si utilizamos sistemáticamente más material del necesario, el coste adicional por palet puede parecer pequeño, pero multiplicado por cientos de palets puede convertirse en una cantidad significativa.
4. Elige el film adecuado para cada aplicación
El precio por rollo no debería ser el único criterio para elegir film estirable.
Hay que valorar el comportamiento del material durante su aplicación y la cantidad necesaria para estabilizar correctamente la mercancía.
Dos films diferentes pueden tener distinto espesor, capacidad de estiramiento, resistencia y rendimiento.
Por tanto, para comparar su coste real conviene analizar:
cuánto material necesitamos para embalar correctamente cada palet.
Un rollo aparentemente más económico puede dejar de serlo si necesitamos consumir mucha más cantidad para obtener el resultado requerido.
5. Reduce el consumo innecesario de cinta adhesiva
La cinta adhesiva parece un elemento pequeño dentro del coste total del embalaje, pero su consumo también puede optimizarse.
Utilizar varias tiras adicionales en todas las cajas simplemente «por seguridad» puede aumentar progresivamente el gasto.
Antes de utilizar más cinta, conviene comprobar:
- peso de la caja;
- calidad del cartón;
- sistema de cierre;
- tipo de cinta;
- adhesivo;
- condiciones de almacenamiento y transporte.
Elegir una cinta adecuada permite realizar un cierre eficaz sin recurrir necesariamente a cantidades excesivas.
6. Estandariza el proceso de embalaje
Dos operarios pueden embalar exactamente el mismo producto de maneras completamente diferentes.
Uno puede utilizar dos metros de material de protección y otro cuatro.
El otro cerrar una caja con la cantidad necesaria de cinta y otro utilizar varias tiras adicionales.
Uno puede envolver un palet siguiendo un patrón definido y otro hacerlo según su propio criterio.
Cuando esto ocurre, resulta muy difícil controlar el coste.
Crear procedimientos sencillos de embalaje permite establecer:
- qué caja utilizar;
- qué protección necesita el producto;
- cómo colocar la mercancía;
- qué cinta utilizar;
- cómo cerrar la caja;
- cómo paletizar;
- cómo aplicar el film;
- cuándo utilizar fleje o cantoneras.
La estandarización facilita que el resultado sea más uniforme independientemente de quién prepare el pedido.
7. Reduce los daños durante el transporte
Hay una parte del coste de embalaje que muchas veces no aparece en la factura del proveedor:
las roturas.
Un producto dañado puede implicar:
- reposición;
- nuevo embalaje;
- segundo envío;
- gestión administrativa;
- atención al cliente;
- tiempo del personal;
- posible pérdida del cliente.
Por eso, reducir material hasta el punto de aumentar las incidencias puede generar un ahorro aparente que posteriormente se convierte en un coste mayor.
La optimización debe buscar el mínimo material necesario para conseguir el nivel de protección requerido, no simplemente utilizar menos embalaje.
8. Mejora la paletización
Una buena paletización también puede ayudar a reducir costes.
Una carga correctamente distribuida y estable facilita su manipulación y puede disminuir el riesgo de movimientos durante el transporte.
Conviene prestar atención a aspectos como:
- distribución del peso;
- alineación de las cajas;
- aprovechamiento de la superficie del palet;
- altura de la carga;
- estabilidad;
- utilización de film;
- flejado cuando sea necesario;
- protección de esquinas mediante cantoneras.
Una mala configuración puede obligarnos a compensar posteriormente utilizando cantidades adicionales de film u otros elementos de sujeción.
La eficiencia empieza en cómo construimos la carga, no únicamente en cómo la envolvemos.
9. Evita tener demasiadas referencias de embalaje
La variedad puede ser necesaria, pero un catálogo interno excesivamente amplio también puede complicar la gestión.
Imaginemos una empresa que utiliza veinte tamaños diferentes de cajas cuando podría cubrir la mayor parte de sus pedidos con ocho o diez formatos bien seleccionados.
Reducir referencias, cuando sea viable, puede facilitar:
- gestión de inventario;
- almacenamiento;
- compras;
- preparación de pedidos;
- formación de operarios;
- control del consumo.
El objetivo no es eliminar formatos necesarios, sino detectar referencias redundantes o utilizadas con muy poca frecuencia.
10. Compra pensando en el consumo real de la empresa
Las necesidades de una empresa que prepara veinte pedidos al día no son las mismas que las de otra que prepara cientos de palets.
Analizar el consumo anual permite negociar y planificar las compras de manera diferente.
Podemos estudiar:
- consumo mensual;
- productos de mayor rotación;
- variaciones estacionales;
- espacio disponible;
- frecuencia de reposición;
- formatos utilizados.
Con estos datos resulta más sencillo planificar las compras y evitar tanto roturas de stock como acumulaciones innecesarias.
11. Automatiza cuando el volumen lo justifique
Cuando aumenta el número de pedidos o palets preparados diariamente, también aumenta la importancia del tiempo de manipulación.
En determinadas operaciones puede resultar interesante estudiar sistemas que faciliten o automaticen parte del proceso.
El objetivo no debería ser automatizar simplemente porque existe una máquina disponible.
Hay que analizar si la inversión permite reducir:
- tiempo por pedido;
- consumo de material;
- variabilidad entre operarios;
- esfuerzo físico;
- coste operativo.
Cuando el volumen es suficiente, pequeñas mejoras por unidad pueden generar un impacto considerable al final del año.
12. Calcula el coste de embalaje por pedido
Si queremos reducir costes, primero tenemos que medirlos.
Una empresa puede comenzar con un indicador relativamente sencillo:
Coste de embalaje por pedido = coste total de los materiales utilizados / número de pedidos preparados
Sin embargo, para obtener una visión más completa también podemos incorporar otros costes relacionados con la operación.
Por ejemplo:
Coste total de embalaje = materiales + mano de obra + incidencias + reposiciones + otros costes asociados
Posteriormente podemos dividirlo entre el número de pedidos o unidades expedidas.
Esto permite comparar periodos y comprobar si las medidas de optimización realmente están funcionando.
Un ejemplo sencillo
Supongamos que una empresa prepara 10.000 pedidos al año.
Mediante una revisión del proceso consigue reducir únicamente 0,15 € de material por pedido sin modificar el nivel de protección.
El cálculo sería:
10.000 × 0,15 € = 1.500 €
El ahorro anual sería de 1.500 euros.
Ahora imaginemos una empresa que prepara 100.000 pedidos:
100.000 × 0,15 € = 15.000 €
El mismo pequeño ahorro unitario supondría 15.000 euros al año.
Son ejemplos matemáticos, no estimaciones de ahorro para una empresa concreta. Sirven para mostrar por qué unos pocos céntimos por pedido pueden ser relevantes cuando existe un volumen elevado.
¿Dónde buscar primero oportunidades de ahorro?
Antes de cambiar todos los materiales, podemos analizar unas cuantas preguntas:
¿Utilizamos cajas demasiado grandes?
¿Cuánto espacio vacío enviamos?
¿Estamos utilizando más relleno del necesario?
¿Todos los operarios utilizan aproximadamente la misma cantidad de film?
¿Tenemos demasiados tamaños de cajas?
¿Utilizamos la cinta adecuada?
¿Cuántos productos llegan dañados?
¿Cuánto nos cuestan las devoluciones relacionadas con el transporte?
¿Conocemos el coste de embalaje de cada pedido?
Responder a estas preguntas puede revelar dónde existen las mayores oportunidades de mejora.
Preguntas frecuentes sobre cómo reducir los costes de embalaje
¿Cómo puedo reducir el coste de embalaje de mis productos?
El primer paso es analizar el proceso completo. Tamaño de las cajas, cantidad de relleno, consumo de film y cinta, referencias disponibles, tiempo de preparación y número de incidencias permiten detectar oportunidades de optimización.
¿Utilizar menos embalaje siempre reduce costes?
No. Si la reducción provoca un aumento de productos dañados, devoluciones o reposiciones, el coste total puede aumentar. El objetivo debe ser utilizar la cantidad adecuada de material manteniendo la protección necesaria.
¿Cómo puedo gastar menos film estirable?
Conviene analizar el tipo de film, el patrón de aplicación, la tensión y las características de la carga. Estandarizar el proceso también ayuda a evitar diferencias innecesarias de consumo entre cargas similares.
¿Es mejor comprar el material de embalaje más barato?
No necesariamente. Para comparar alternativas debería analizarse el coste por embalaje terminado y su rendimiento, además del precio unitario del material.
¿Tener menos tamaños de cajas puede ahorrar dinero?
Puede ayudar cuando existen formatos redundantes. Una selección racionalizada puede simplificar inventario, almacenamiento y preparación de pedidos. Sin embargo, reducir excesivamente los formatos también puede generar cajas sobredimensionadas, por lo que hay que encontrar un equilibrio.
¿Cómo sé si estoy gastando demasiado en embalaje?
Medir el coste por pedido y seguir su evolución es un buen punto de partida. También conviene controlar el consumo de materiales y las incidencias relacionadas con daños durante el transporte.
Reducir costes de embalaje no significa reducir protección
La mejor estrategia para reducir los costes de embalaje no consiste simplemente en comprar materiales más baratos o utilizar menos cantidad.
Consiste en optimizar.
Utilizar una caja adecuada, reducir espacios vacíos, seleccionar correctamente el material de protección, controlar el consumo de film, estandarizar procesos y reducir daños durante el transporte puede contribuir a disminuir el coste total sin comprometer la mercancía.
Y cuanto mayor sea el volumen de pedidos o palets de una empresa, mayor puede ser el impacto de pequeñas mejoras aplicadas de forma sistemática.
En SUEMSA Suministros de Embalaje trabajamos con empresas para suministrar soluciones de embalaje adaptadas a diferentes necesidades: cajas de cartón, film estirable, cintas adhesivas, flejes, cantoneras y materiales de protección.
Porque optimizar el embalaje no consiste en proteger menos, sino en utilizar el material adecuado, en la cantidad adecuada y para la aplicación adecuada.
